Tùy theo mỗi phòng ban, nhóm trong một công ty, nhân viên có thể hưởng các chế độ ngày nghỉ khác nhau. Loại ngày nghỉ dùng để phân loại các loại ngày nghỉ khác nhau (Ví dụ Phép năm, Nghỉ ốm).
Quy định ngày nghỉ được dùng để xác định số ngày phép của một loại ngày nghỉ, và cách cấp phát ngày nghỉ tới những nhân viên tương ứng.
Ví dụ: 

• Số dư của phép năm dành cho nhân viên làm toàn thời gian và nhân viên hợp đồng có thể khác nhau. Một công ty có thể có hai quy định ngày nghỉ khác nhau cho cùng loại ngày nghỉ phép năm: một quy định cho nhân viên làm việc toàn thời gian và quy định còn lại cho nhân viên hợp đồng.

Quyền cần có

Ngoại trừ tài khoản Super Admin, các tài khoản khác cần quyền dưới đây để có thể thiết lập loại ngày nghỉ & quy định ngày nghỉ

• Chính sách ngày nghỉ / Loại ngày nghỉ / Quy định ngày nghỉ / Cấu hình nâng cao cho ngày nghỉ

Tạo loại ngày nghỉ

• Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Ngày nghỉ & Chấm công.
• Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Loại ngày nghỉ.
• Tại góc trên bên phải, chọn Thêm loại ngày nghỉ.
• Điền Tên loại ngày nghỉ.
• Điền Mô tả cho loại ngày nghỉ.
• Để yêu cầu nhân viên gửi tài liệu liên quan cho yêu cầu xin nghỉ, chọn Có từ mục Yêu cầu tài liệu chừng minh.
• Để giúp nhân viên của bạn hiểu được họ cần cung cấp lại tài liệu nào, điền thông tin vào Ghi chú cho tài liệu chứng minh. Nội dung của trường này sẽ được hiển thị khi nhân viên của bạn gửi đơn xin nghỉ.
• Ấn vào Thêm.
• Sau khi bạn thiết lập loại ngày nghỉ xong, tiếp tục tạo quy định ngày nghỉ theo hướng dẫn dưới đây.

Thiết lập quy định ngày nghỉ cho một loại ngày nghỉ

Trước khi tạo quy định ngày nghỉ, chắc chắn bạn đã tạo một loại ngày nghỉ trước đó. Một loại ngày nghỉ có thể có nhiều quy định ngày nghỉ, mỗi quy định ngày nghỉ giúp định nghĩa:

• Số lượng nhân viên đủ điều kiện cho loại ngày nghỉ.
• Số ngày nghỉ nhân viên được nhận mỗi năm.
• Thời điểm cấp nhát ngày phép theo tháng hoặc năm.
• Các quy tắc cho tích lũy ngày nghỉ.

Tạo quy định ngày nghỉ

• Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Ngày nghỉ & Chấm công.
• Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Loại ngày nghỉ.
• Với loại ngày nghỉ vừa được tạo, ấn vào Nhấn vào đây để thêm quy định đầu tiên cho loại ngày nghỉ này.
• Với các loại ngày nghỉ đã có sẵn quy định, ấn vào biểu tượng + để thêm quy định mới.
• Bạn sẽ được điều hướng tới trang thiết lập quy định ngày nghỉ.

Thiết lập quy định ngày nghỉ

Tại phần Cấu hình cơ bản:

• Điền Tên quy định ngày nghỉ.
• Chọn Loại nghỉ là Nghỉ có lương hoặc Nghỉ không lương.
• Chọn cách tính thời gian nghỉ phép với Tính theo:
  • Ngày làm việc: tính thời gian nghỉ phép không kèm theo ngày nghỉ (ví dụ ngày nghỉ lễ hoặc cuối tuần).
  • Ngày trên lịch: tính thời gian nghỉ dựa trên tất cả các ngày có trên lịch.

Thiết lập cách cấp phát số dư ngày nghỉ

Tại phần Cấu hình cấp phát số dư:

• Chọn một Loại số dư ngày nghỉ phù hợp:
  • Không có số dư, duyệt khi có yêu cầu: nhân viên có thể nạp đơn xin nghỉ phép không giới hạn số lượng ngày nghỉ. Số ngày nghỉ đã dùng sẽ được lưu lại.
  • Số dư định kỳ: số dư ngày nghỉ sẽ được cấp phát trong một khoảng thời gian nhất định (Ví dụ cấp phát hằng năm).
  • Duyệt cấp phát ngày phép 1 lần: trước khi gửi yêu cầu xin nghỉ, nhân viên sẽ yêu cầu và cần duyệt để có thêm ngày nghỉ được tính vào tổng số dư ngày nghỉ của họ (Ví dụ nhân viên có con cái có thể xin nghỉ để chăm sóc con, và nhân viên nữ có thể xin nghỉ thai sản).

Lưu ý: sau khi chọn xong Loại số dư ngày nghỉ và lưu quy định ngày nghỉ, bạn không thể thay đổi loại số dư ngày nghỉ cho loại ngày nghỉ. Các quy định ngày nghỉ được tạo sau đó sẽ dùng lại thiết lập từ loại số dư ngày nghỉ đầu tiên.

Mỗi loại số dư ngày nghỉ có một số thiết lập riêng:

Không có số dư, duyệt khi có yêu cầu

Nhân viên có thể nạp đơn xin nghỉ phép không giới hạn số lượng ngày nghỉ. Số ngày nghỉ đã dùng sẽ được lưu lại.

• Ấn vào Làm mới để thiết lập khi nào nên làm mới số ngày nghỉ cho nhân viên:
  • Không bao giờ: số ngày nghỉ sẽ được tích lũy tới vô thời hạn.
  • Ngày đầu tiên của mỗi năm: số ngày nghỉ sẽ được thiết lập về 0 vào ngày 1 tháng 1 hằng năm.
  • Ngày đầu tiên của mỗi tháng: số ngày nghỉ sẽ được thiết lập về 0 vào ngày đầu tiên của mỗi tháng.

Sau khi thiết lập xong, tiếp tục thiết lập hình thức áp dụng.

Số dư định kỳ

Khi bạn chọn Loại số dư ngày nghỉ này, nhân viên sẽ tích lũy một số lượng ngày nghỉ phép nhất định trong một khoảng thời gian nhất định:

• Định kỳ tích lũy: hiện tại bạn chỉ có thể chọn định kỳ tích lũy số dư ngày nghỉ theo năm. Tất cả nhân viên sẽ tích lũy ngày nghỉ phép theo năm.
• Quy định tích lũy: xác định cách nhân viên tích lũy ngày nghỉ phép trong một năm:
  • Hạn mức cố định: nhân viên sẽ được nhận một số lượng ngày nghỉ phép cố định trong một năm.
    • Điền số ngày phép bạn muốn cấp phát hằng năm.
  • Tăng tịnh tiến theo thâm niên: nhân viên sẽ được cấp một số lượng ngày nghỉ phép nhất định dựa trên số năm làm việc được xác định bởi ngày tham gia của họ. Sau đó số ngày nghỉ phép sẽ được tăng dần dựa trên số năm làm việc được định nghĩa:

• Dòng đầu tiên dưới Quy định tích lũy xác định số ngày nghỉ cho mỗi nhân viên. Trong hình trên, mỗi nhân viên sẽ được cấp phát 14 ngày nghỉ mỗi năm sau khi tham gia công ty.
• Dòng thứ 2 xác định số ngày nghỉ phép được hưởng thêm sau một số năm làm việc nhất định của nhân viên. Trong hình trên, mỗi nhân viên sau khi làm việc một năm sẽ được thêm một ngày phép.
• Số lượng tối đa cho phép xác định số ngày nghỉ phép tối đa cho mỗi nhân viên. Trong trường hợp này, nhân viên sẽ được tích lũy thêm một ngày nghỉ hằng năm cho tới khi số ngày nghỉ phép được hưởng hằng năm là 18.
• Tăng cố định theo thâm niên: nhân viên sẽ được cấp phát một số lượng ngày nghỉ phép cố định dựa trên số năm làm việc:

• Dòng đầu tiên dưới Quy định tích lũy xác định số ngày nghỉ phép cấp phát cho mỗi nhân viên là 14 ngày sau khi tham gia công ty.
• Dòng thứ hai quy định mỗi nhân viên sau 5 năm làm việc tại công ty sẽ được cấp phát 20 ngày nghỉ mỗi năm.
• Nếu bạn muốn cấp phát nhiều ngày nghỉ phép hơn cho nhân viên có thâm niên làm việc lâu hơn, ấn vào thêm mục và chọn số năm làm việc bạn muốn định nghĩa.
• Kỳ tích lũy đầu tiên: chọn nếu bạn muốn cấp phát số dư ngày nghỉ dựa trên Tỉ lệ của ngày tham gia thực tế so với quy định hoặc chọn Đủ số ngày nghỉ. Tùy chọn Tỉ lệ thường được dùng nhiều hơn.
• Kỳ tích lũy gần nhất: chọn nếu bạn muốn cấp phát số dư ngày nghỉ dựa trên Tỉ lệ của ngày tham gia thực tế so với quy định hoặc chọn Đủ số ngày nghỉ. Tùy chọn Tỉ lệ thường được dùng nhiều hơn.
• Cấp phát số dư ngày nghỉ: 
  • Theo từng năm: nhân viên của bạn được cấp toàn bộ ngày nghỉ phép vào ngày đầu tiên của mỗi năm.
  • Theo từng tháng: nhân viên của bạn được cấp một phần của toàn bộ ngày nghỉ phép họ được hưởng vào ngày đầu tiên mỗi tháng hoặc ngày đầu tiên của tháng tiếp theo.
• Ngày cấp phát: chọn để quyết định khi nào ngày nghỉ phép sẽ được cấp phát cho nhân viên. Nếu số dư ngày nghỉ được cấp theo năm thì Ngày cấp phát được tự động gán là Ngày đầu tiên của mỗi năm. Còn nếu số dư được cấp theo từng tháng thì bạn có thể chọn giữa ngày đầu tiên mỗi tháng hoặc ngày đầu tiên của tháng tiếp theo

Lưu ý: nếu bạn chọn cấp phát theo từng tháng, số ngày nghỉ được cấp phát hằng tháng sẽ được tính bằng cách chia đều tổng số dư ngày nghỉ cho 12 tháng. Kết quả được làm tròn theo ngày hoặc nửa ngày dựa trên thiết lập từ Đơn vị. Những ngày nghỉ phép còn sót sẽ được cấp phát cho tháng cuối cùng.

• Cho phép tích lũy:
  • Để đồng ý nhân viên tích lũy ngày nghỉ phép còn dư qua các kỳ tiếp theo, bật Cho phép tích lũy.
  • Bật Số ngày nghỉ tích lũy tối đa để hạn chế số ngày nghỉ phép tối đa nhân viên có thể tích lũy qua ký tiếp theo.
  • Bật Ngày nghỉ tích lũy sẽ hết hạn sau để xác định khoảng thời gian nhân viên của bạn só thể dùng những ngày nghỉ phép tích lũy từ kỳ trước đó.

Duyệt cấp phát ngày phép 1 lần

Với Loại số dư ngày nghỉ này, nhân viên cần yêu cầu ngày nghỉ để được cấp phát vào số dư ngày nghỉ của họ trước khi gửi yêu cầu xin nghỉ phép.

• Hạn mức:
  • Hạn mức cố định: Khi nhân viên yêu cầu ngày nghỉ cho loại số dư ngày nghỉ này, họ sẽ được cấp một số ngày nghỉ cố định sau khi được duyệt. Sử dụng ngày sau khi được duyệt để định nghĩa số ngày nghỉ được cấp sau khi duyệt.
  • Dựa vào thực tế: Nhân viên có thể tùy ý yêu cầu số ngày nghỉ phép. Số dư ngày nghỉ của loại số dư ngày nghỉ này sẽ được cấp thêm số ngày nhân viên đã yêu cầu sau khi được duyệt.
• Yêu cầu tài liệu xác minh khi tạo đơn nghỉ phép: Chọn Có để yêu cầu nhân viên gửi tài liệu liên quan để chứng minh họ có đủ điều kiện cho một số loại ngày nghỉ nhất định.
• Ghi chú về tài liệu xác minh khi tạo đơn nghỉ phép: Điền thông tin để giúp nhân viên của bạn biết họ cần chuẩn bị những tài liệu nào.

Thiết lập cách nhân viên đăng ký ngày nghỉ

Tại phần Thiết lập hình thức áp dụng:

• Đơn vị: quyết định đơn vị nhỏ nhất được dùng khi đăng ký ngày nghỉ. Chọn Nửa ngày hoặc Cả ngày.
• Giới hạn yêu cầu: số ngày nghỉ tối thiểu và tối đa cho mỗi yêu cầu xin nghỉ.
• Đăng ký ngày nghỉ trong quá khứ: chọn Cho phép để đồng ý nhân viên yêu cầu ngày nghỉ trong quá khứ.

Thiết lập nhân viên nào có thể sử dụng quy định ngày nghỉ

Tại phần Thiết lập loại hình nhân viên:

• Có hiệu lực: chọn số lượng năm, tháng, hoặc ngày sau khi nhân viên của bạn tham gia công ty để có thể được cấp phát số dư ngày nghỉ. Bạn cần chắc chắn ngày tham gia của nhân viên đã được thiết lập để áp dụng tùy chọn này.
• Loại nhân viên: theo mặc định, tất cả nhân viên có thể gửi yêu cầu ngày nghỉ. Bạn có thể thay đổi để chọn loại nhân viên mà bạn muốn áp dụng. Tương tự, bạn cũng có thể thay đổi Giới tính, Tình trạng kết hôn.

Lưu quy định ngày nghỉ

Tại góc dưới bên phải, ấn Lưu để lưu thay đổi của bạn.