SeaTalk cung cấp một số hạng mục chi phí mặc định sau khi bạn tạo tài khoản công ty:

• Travel - Air Ticket (Đi lại - Vé máy bay)
• Travel - Hotel (Đi lại - Khách sạn)
• Fixed Assets (Tài sản cố định)
• Team Building (Xây dựng nhóm)
• Medical Fee (Chi phí thuốc men)
• Others (Khác)

Nếu những hạng mục này không phù hợp với công ty của bạn, bạn có thể tạo hạng mục mới hoặc thay đổi những hạng mục có sẵn này.

Quyền cần có

Ngoại trừ tài khoản Super Admin, các tài khoản khác cần quyền dưới đây để có thể quản lý hạng mục chi phí:

• Hạng mục chi phí / Chính sách thanh toán / Loại Tiền

Trước khi bắt đầu

• Nắm được những hạng mục chi phí nào cần cho công ty bạn. Ví dụ công ty của bạn đồng ý nhân viên yêu cầu thanh toán cho các buổi học ở ngoài, bạn có thể tạo hạng mục cho Đào tạo.

Tạo hạng mục chi phí

• Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Yêu cầu thanh toán.
• Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Hạng mục chi phí.
• Tại góc trên bên phải, ấn vào Thêm hạng mục.
• Trong hộp thoại hiện ra, điền Tên hạng mục.
• Ấn vào Mẫu và chọn mẫu bạn muốn dùng từ thanh thả xuống. Xem thêm về các mẫu SeaTalk hỗ trợ trong phần cuối cùng của bài viết.
• Điền Mô tả thông tin hỗ trợ để giúp nhân viên của bạn hiểu về hạng mục chi phí này khi họ gửi yêu cầu thanh toán.
• Ấn vào Xem trước mẫu yêu cầu để biết nhân viên của bạn sẽ thấy gì khi họ gửi yêu cầu thanh toán. Bạn có thể thoát khỏi chế độ xem trước bằng cách ấn vào một điểm bất kỳ ở ngoài mô hình.
• Ấn vào Thêm. Hạng mục chi phí sẽ được tạo và có thể dùng để thêm vào chính sách thanh toán để nhân viên của bạn có thể sử dụng.

Sửa hạng mục chi phí

• Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Yêu cầu thanh toán.
• Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Hạng mục chi phí.
• Để xóa một hạng mục, ấn vào biểu tượng thùng rác ở phía bên phải.
• Để sửa một hạng mục, ấn vào biểu tượng cây viết ở phía bên phải.

• Trong hộp thoại hiện ra, điền tên mới, chọn mẫu mới, và thay đổi thông tin hỗ trợ cho hạng mục được chọn.
• Ấn vào Lưu để lưu thay đổi của bạn.

Các mẫu yêu cầu có sẵn

Mỗi hạng mục chi phí cần có một mẫu để định nghĩa những trường mà nhân viên của bạn cần phải nhập khi họ gửi yêu cầu thanh toán.

Tất cả các mẫu hiện tại của SeaTalk có những trường sau:

• Số tiền
• Loại tiền
• Tỷ giá
• Số tiền theo loại tiền chính nếu yêu cầu thanh toán dùng loại tiền tệ khác
• Hạng mục
• Ngày trên hóa đơn
• Mô tả lý do phát sinh chi phí

Với mỗi mẫu sẽ có thêm các trường bổ sung sau:

Vé máy bay

• Hai/một chiều
• Ngày đi
• Điểm khởi hành
• Điểm đến
• Hàng không
• Hạng
• Mã đặt phòng

Taxi

• Điểm khởi hành
• Điểm đến

Khách sạn

• Thành phố
• Ngày đi
• Tên khách sạn
• Số phòng

Viện phí

• Tên bệnh viện
• Vị trí