Sau khi yêu cầu thanh toán được gửi, nó sẽ được hiển thị trong trang Yêu cầu thanh toán. Ngoài việc cần được quản lý duyệt, những yêu cầu này còn cần quản trị viên duyệt một lần cuối và hoàn lại khoản tiền cho nhân viên.
Nếu bạn chưa thiết lập quy trình duyệt, tất cả yêu cầu sẽ được tự động gửi tới trang Yêu cầu thanh toán để quản trị viên duyệt.
Quyền cần có
Ngoại trừ tài khoản Super Admin, các tài khoản khác cần quyền dưới đây để có thể xem và quản lý yêu cầu thanh toán:
- Yêu cầu thanh toán
Xem và duyệt nhanh yêu cầu
- Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Yêu cầu thanh toán.
- Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Yêu cầu thanh toán.
- Ấn vào trường Ngày gửi và chọn khoảng thời gian mà bạn muốn xem yêu cầu và duyệt.
- Để thêm các tiêu chí lọc, ấn vào Phòng ban hoặc Trạng thái vào chọn tùy chọn tương ứng bạn cần lọc.
- Để duyệt yêu cầu có trạng thái Chờ kế toán, ấn vào biểu tượng đánh dấu kế bên. Trong hộp thoại hiện ra, chọn Ngày dự kiến thanh toán và ấn vào Duyệt. Trạng thái của yêu cầu thanh toán sẽ được chuyển qua Chờ thanh toán.
- Để từ chối một yêu cầu thanh toán đang chờ kế toán, ấn vào biểu tượng X ở góc bên phải của yêu cầu. Trong hộp thoại hiện ra, điền Lý do từ chối và ấn Từ chối. Nhân viên của bạn sẽ nhận được một thông báo cho việc yêu cầu bị từ chối và yêu cầu sẽ được chuyển qua trạng thái Kế toán đã từ chối.
- Để thay đổi ngày dự kiến thanh toán cho yêu cầu có trạng thái Chờ thanh toán, ấn vào biểu tượng đồng hồ ở góc bên phải yêu cầu. Trong hộp thoại hiện ra, điền ngày thanh toán mới và ấn Lưu.
- Sau khi đã thanh toán cho nhân viên, ấn vào biểu tượng đồng tiền ở góc bên phải của yêu cầu để đánh dấu đã thanh toán. Trong hộp thoại hiện ra, ấn vào Đã thanh toán.
- Để xem chi tiết của một yêu cầu, ấn vào yêu cầu bạn sẽ được điều hướng tới trang Chi tiết yêu cầu thanh toán. Bạn có thể tìm hiểu thêm về trang này ở mục kế.
Xem và duyệt chi tiết yêu cầu
- Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Yêu cầu thanh toán.
- Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Yêu cầu thanh toán.
- Ấn vào trường Ngày gửi và chọn khoảng thời gian mà bạn muốn xem yêu cầu và duyệt.
- Để thêm các tiêu chí lọc, ấn vào Phòng ban hoặc Trạng thái vào chọn tùy chọn tương ứng bạn cần lọc.
- Ấn vào một yêu cầu.
- Xem chi tiết tổng số tiền, thông tin nhân viên, mã yêu cầu, trạng thái, và ngày gửi yêu cầu.
- Trong phần Chi phí:
- Xem chi tiết của yêu cầu và tập tin đính kèm được gửi bởi nhân viên.
- Trong cột Đính kèm, ấn vào biểu tượng kẹp giấy để xem tập tin đính kèm cho chi phí tương ứng
- Nếu có sai số từ các chi phí (Ví dụ thông tin trong yêu cầu không khớp với hóa đơn), ấn vào Sửa chi phí:
- Điền ghi chú cho thay đổi.
- Cho mỗi trường tương ứng với chi phí, cập nhật để có giá trị đúng.
- Để thêm chi phí mới, ấn vào Thêm chi phí.
- Để xóa một chi phí, chọn hộp kiểm ở bên trái và sau đó ấn vào Xóa đã chọn.
- Sau khi xong, ấn vào Lưu ở góc trên bên phải.
- Trong phần Lịch sử duyệt, bạn có thể thấy danh sách những người có quyền duyệt yêu cầu và trạng thái của yêu cầu tương ứng với mỗi người.
- Để in một yêu cầu, ấn vào In ở góc phía trên bên phải. Bạn sẽ thấy màn hình in yêu cầu.
- Để duyệt yêu cầu, ấn vào Duyệt ở góc phía trên bên phải.
- Để từ chối yêu cầu, ấn vào Từ chối ở góc phía trên bên phải.
Xuất yêu cầu thanh toán
- Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Yêu cầu thanh toán.
- Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Yêu cầu thanh toán.
- Ấn vào trường Ngày gửi và chọn khoảng thời gian mà bạn muốn xem yêu cầu và duyệt.
- Để thêm các tiêu chí lọc, ấn vào Phòng ban hoặc Trạng thái vào chọn tùy chọn tương ứng bạn cần lọc.
- Để xuất chi phí từ các yêu cầu thanh toán đã được lọc, rê chuột qua Xuất ở góc trên bên phải và chọn Xuất chi phí. Sau đó một tập tin Excel sẽ được tải xuống máy tính của bạn.
- Để xuất các yêu cầu thanh toán đã được lọc, rê chuột qua Xuất ở góc trên bên phải và chọn Xuất yêu cầu. Sau đó một tập tin Excel sẽ được tải xuống máy tính của bạn.
