Để nhân viên có thể chấm công, bạn cần sắp xếp ca làm việc cho họ. Sau đó nhân viên của của bạn có thể chấm công vào và ra trong ca làm việc.

Quyền cần có

Ngoại trừ tài khoản Super Admin, các tài khoản khác cần quyền dưới đây để có thể cấu hình nhóm làm việc:

• Lịch nghỉ lễ/Nhóm làm việc/Quy định chấm công
• Quyền quản lý trên một nhóm làm việc cụ thể nếu bạn không phải là Admin.

Trước khi bắt đầu

• Tạo nhóm làm việc và gán nhân viên vào nhóm.
• Tạo ca làm việc.
• Nắm được nhu cầu lên lịch làm việc cho các nhóm làm việc cho công ty của bạn:
• Định kỳ hằng tuần: Thiết lập ngày làm việc giống nhau mỗi tuần cho tất cả nhân viên trong nhóm làm việc.
• Lịch trình thủ công: Tùy chỉnh ngày làm việc cho mỗi nhân viên trong nhóm làm việc.

Chọn cách lên lịch làm việc cho nhóm

Kích hoạt quy định chấm công

• Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Ngày nghỉ & Chấm công.
• Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Quy định chấm công.
• Từ quy định chấm công cho nhóm làm việc bạn muốn thiết lập, ấn vào biểu tượng ... và chọn Kích hoạt.

• Sau khi thiết lập xong các cài đặt về chấm công, ấn vào Tiếp ở góc dưới bên phải. Bạn sẽ thấy trang Sắp xếp ca làm việc.
• Chọn một loại chấm công.
• Định kỳ hằng tuần: Tất cả nhân viên trong nhóm làm việc có chung lịch làm việc. Tìm hiểu thêm ở dưới đây.
• Lịch trình thủ công: Mỗi nhân viên trong nhóm làm việc có một lịch làm việc riêng. Tìm hiểu thêm ở dưới đây.

Thay đổi quy định chấm công

• Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Ngày nghỉ & Chấm công.
• Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Quy định chấm công.
• Ấn vào tên của nhóm làm việc mà bạn muốn sắp xếp ca làm việc.
• Ấn vào Sắp xếp ca làm việc.

• Từ góc trên bên phải, ấn vào Sửa.
• Chọn loại chấm công.
• Định kỳ hằng tuần: Tất cả nhân viên trong nhóm làm việc có chung lịch làm việc. Tìm hiểu thêm ở dưới đây.
• Lịch trình thủ công: Mỗi nhân viên trong nhóm làm việc có một lịch làm việc riêng. Tìm hiểu thêm ở dưới đây.

Thiết lập lịch làm việc hàng tuần

Khi bạn chọn Định kỳ hằng tuần, thay đổi từ việc sắp xếp ca làm việc sẽ được áp dụng cho tất cả nhân viên trong nhóm.

Lưu ý: Bạn chỉ có thể thay đổi lịch nghỉ lễ bằng cách thay đổi cấu hình nhóm làm việc.

Để chọn ca làm việc hằng ngày cho tất cả nhân viên trong nhóm:

• Từ Bảng chia ca, với mỗi ngày làm việc, chọn ca làm việc bạn muốn sắp xếp từ cột Ca làm việc.
• Để áp dụng một ca làm việc cho cả tuần, rê chuột qua một Ngày làm việc và chọn Áp dụng hết.
• Nếu bạn muốn tạo ca làm việc mới, chọn Thêm ca làm việc từ góc trên bên phải.
• Để nhân viên có thể chấm công vào ngày nghỉ, chọn Cho phép thiết lập chấm công linh hoạt trên ngày nghỉ. Sau đó bạn có thể chọn ca làm việc linh hoạt cho ngày nghỉ.

• Sau khi thay đổi xong, ấn vào Kích hoạt hoặc Lưu ở góc dưới bên phải. Nhân viên của bạn đã có thể chấm công vào / ra trong ca làm việc của họ.

Thiết lập lịch làm việc thủ công

Khi bạn chọn Lịch trình thủ công, bạn có thể sắp xếp ca làm việc cho mỗi nhân viên trong nhóm làm việc.

Lưu ý: Mặc dù lịch nghỉ lễ của nhóm làm việc sẽ được áp dụng cho tất cả nhân viên, nhưng với lịch trình thủ công, ngày làm việc hàng tuần sẽ không được ảnh hưởng bởi lịch nghỉ lễ. Bạn có thể sắp xếp ca làm việc cho bất kỳ ngày nào trong tuần cho nhân viên trong nhóm.

Tạo chu kỳ ca làm việc

Nếu có một tập hợp các ca làm việc lặp lại (ví dụ, có chung giờ làm trong 2 ngày, nghỉ một ngày, và tiếp tục lặp lại), bạn có thể tạo chu kỳ ca làm việc để áp dụng cho một nhân viên. Sau khi được áp dụng, chu kỳ sẽ được lặp lại cho tới ngày cuối của Khung thời gian được chọn cho Bảng chia ca.

• Chọn Tạo mới chu kỳ.

• Trong bảng điều bên phải, điền Tên chu kỳ.
• Điền Tổng số ngày của chu kỳ, sau đó bạn có thể thấy số ngày có thể thêm ca làm việc ở dưới.
• Cho mỗi ngày của chu kỳ:
• Ấn vào Chọn ca làm việc và chọn một ca từ danh sách.
• Sau đó bạn có thể thay đổi việc áp dụng ca làm việc cho cả ngày, sáng, hoặc chiều.
• Để xóa một ngày từ chu kỳ, ấn vào biểu tượng Xóa ở góc bên phải mỗi ngày.
• Sau khi xong, ấn vào Thêm. Chu kỳ sẽ được tạo và bạn có thể chọn chu kỳ khi sắp xếp ca cho mỗi nhân viên.

Sắp xếp ca làm việc cho từng nhân viên

• Từ Bảng chia ca, bạn có thể thấy ngày làm việc từ các cột và nhân viên từ các hàng.
• Để xem và sắp xếp ca làm việc cho cả tháng, chọn Khung thời gian là Tháng.
• Để xem thông tin cho tháng kế hoặc tuần kế, chọn biểu tượng < hoặc >.

• Để chia ca cho một nhân viên:
• Trên hàng tương ứng với nhân viên, ấn vào ô tương ứng với ngày làm việc bạn muốn phân công.
• Từ góc phía trên của hộp thoại vừa hiện ra, chọn Chu kỳ hoặc Ngày.
• Chu kỳ: Chọn một chu kỳ ca làm việc từ danh sách, chu kỳ được chọn sẽ được lặp lại cho tới ngày cuối của Khung thời gian.
• Ngày: Chọn ca làm việc cho ngày được chọn.
• Theo mặc định, ca làm việc sẽ được tính cho cả ngày. Tuy nhiên bạn cũng có thể đổi thành Sáng hoặc Chiều bằng cách chọn tùy chọn tương ứng ngay dưới mục Thêm/sửa ca làm việc trong ngày.
• Nếu bạn muốn tạo mới ca làm việc, ấn vào Thêm ca làm việc từ phần Chu kỳ ca làm việc.

• Từ góc bên phải của Bảng chia ca, bạn có thể ấn Khôi phục để hoàn tác thay đổi gần nhất hoặc ấn Thiết lập lại để hoàn tác toàn bộ thay đổi trong phiên chỉnh sửa.
• Từ góc dưới bên phải, ấn vào Kích hoạt hoặc Lưu. Nhân viên của bạn đã có thể chấm công vào / ra trong ca làm việc của họ bằng ứng dụng SeaTalk trên di động.