Thiết lập ca làm việc khác nhau để có thể áp dụng cho bất kỳ nhân viên nào của bạn. Với nhiều ca làm việc khác nhau, bạn có thể dễ dàng sắp xếp ca làm việc cho nhân viên theo từng nhóm làm việc.
Quyền cần có
Ngoại trừ tài khoản Super Admin, các tài khoản khác cần quyền dưới đây để có thể thiết lập ca làm việc
- Lịch nghỉ lễ/Nhóm làm việc/Quy định chấm công
Trước khi bắt đầu
- Lên kế hoạch cho các loại ca làm việc mà nhân viên của bạn sẽ cần. Bạn có thể xem xét một số yếu tố sau:
- Công ty / tổ chức của bạn có làm giờ cố định không?
- Nếu có, mốc thời gian nào có thể dùng để xác định là nửa ngày làm việc?
- Nếu không, số giờ tối thiểu bạn yêu cầu nhân viên làm việc là bao nhiêu?
- Bao nhiêu lần bạn muốn nhân viên của bạn chấm công vào và ra trong một ngày?
Thiết lập ca làm việc cố định
Thiết lập ca làm việc cố định khi nhân viên của bạn làm việc theo giờ cố định. Ví dụ, nhân viên của bạn cần làm việc từ 8 giờ sáng tới 5 giờ chiều.
Để tạo ca làm việc cố định:
- Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Ngày nghỉ & Chấm công.
- Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Ca làm việc.
- Để tạo mới ca làm việc, ấn vào Thêm ca làm việc từ phía trên bên phải. Bạn cũng có thể sửa một ca làm việc có sẵn bằng cách chọn biểu tượng Sửa từ góc bên phải của mỗi ca làm việc.
Lưu ý: Nếu bạn sửa một ca làm việc đã được sắp xếp cho nhóm làm việc, hệ thống sẽ cập nhập lịch làm việc cho nhân viên của bạn luôn.
- Trong hộp thoại hiện ra, điền tên ca làm việc.
- Chọn Loại ca làm việc là Ca cố định.
- Chọn số lần chấm công vào / ra
- Với mỗi lần chấm công vào /ra, thiết lập các thông số sau:
- Bắt đầu: Chọn thời gian ca bắt đầu làm việc.
- Kết thúc: Chọn thời gian ca kết thúc làm việc.
- Sớm nhất: Chọn thời gian sớm nhất mà nhân viên có thể chấm công vào cho ca. Nhân viên sẽ không thể chấm công trước thời gian này.
- Muộn nhất: Chọn thời gian trễ nhất nhân viên có thể chấm công ra cho ca. Nhân viên sẽ không thể chấm công ra sau thời gian này và chấm công ra của nhân viên sẽ được ghi nhận là Không có dữ liệu.
- Nếu bạn chỉ chọn một lần chấm công, chọn Giờ nghỉ để thêm thời gian nghỉ giữa ca. Thời gian này sẽ không được tính vào Tổng thời gian làm việc.
- Thời gian dừng nửa ngày: Nhân viên của bạn cần chấm công ra sau thời gian này khi họ chỉ làm nửa ca đầu. Và khi họ làm nửa ca sau, họ phải chấm công vào trước thời gian này.
- Theo mặc định, tất cả dữ liệu chấm công không khớp với thời gian được định nghĩa trong ca cố định sẽ được ghi nhận là vắng mặt. Để phân loại chấm công bất thường, bật tùy chọn Quản lý chấm công bất thường. Hệ thống sẽ phân loại chấm công bất thường làm bốn loại:
- Vào trễ: Nếu nhân viên chấm công vào sau thời gian bắt đầu của ca.
- Không hợp lệ: Nếu nhân viên chấm công vào sau thời gian bắt đầu của ca.
- Về sớm: Nếu nhân viên chấm công ra trước thời gian kết thúc của ca.
- Không hợp lệ: Nếu nhân viên chấm công ra trước thời gian kết thúc của ca.
- Để nhân viên có thể làm thêm, bật tùy chọn Làm thêm. Bạn có thể định nghĩa thời gian bắt đầu để được tính là làm thêm và thời gian tối thiểu để được tính là làm thêm.
- Từ góc dưới bên phải, chọn Thêm hoặc Lưu. Ca làm việc của bạn sẽ được lưu lại và có thể sử dụng để sắp xếp ca cho nhóm làm việc.
Thiết lập ca làm việc linh động
Tạo ca làm việc linh động khi nhân viên của bạn không làm theo giờ cố định và bạn yêu cầu mỗi nhân viên phải làm việc trong một khoảng thời gian cố định hằng ngày.
Ví dụ, nhân viên của bạn cần làm việc tối thiểu 6 tiếng một ngày, từ 8 giờ sáng tới 11 giờ tối. Ca làm việc linh động cho phép nhân viên của bạn chấm công vào từ 12 giờ trưa tới 6 giờ tối.
- Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Ngày nghỉ & Chấm công.
- Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Ca làm việc.
- Để tạo mới ca làm việc, ấn vào Thêm ca làm việc từ phía trên bên phải. Bạn cũng có thể sửa một ca làm việc có sẵn bằng cách chọn biểu tượng Sửa từ góc bên phải của mỗi ca làm việc.
Lưu ý: Nếu bạn sửa một ca làm việc đã được sắp xếp cho nhóm làm việc, hệ thống sẽ cập nhập lịch làm việc cho nhân viên của bạn luôn.
- Trong hộp thoại hiện ra, điền tên ca làm việc.
- Chọn Loại ca làm việc là Ca linh động.
- Điền Thời gian chấm công:
- Sớm nhất: Chọn thời gian sớm nhất mà nhân viên có thể chấm công vào cho ca. Nhân viên sẽ không thể chấm công trước thời gian này.
- Muộn nhất: Chọn thời gian trễ nhất nhân viên có thể chấm công ra cho ca. Nhân viên sẽ không thể chấm công ra sau thời gian này và chấm công ra của nhân viên sẽ được ghi nhận là Không có dữ liệu.
- Điền Số giờ làm việc bắt buộc, nhân viên sẽ cần chấm công đủ khoảng thời gian này trong ca để được hệ thống ghi nhận.
- Để đánh dấu vắng mặt cho những nhân viên không chấm công đủ thời gian, chọn Số giờ làm việc tối thiểu và điền khoảng thời gian bạn muốn.
- Nếu nhân viên không chấm công đủ khoảng thời gian này, dữ liệu chấm công của họ sẽ được ghi nhận là vắng mặt.
- Nếu nhân viên chấm công vừa đủ khoảng thời gian này nhưng ít hơn Số giờ làm việc bắt buộc, hệ thống sẽ ghi nhận dữ liệu chấm công là bất thường.
- Nếu bạn muốn nhân viên làm việc trong một khoảng thời gian xác định, điền thời gian Bắt đầu và Kết thúc cho Thời gian phải có mặt. Ví dụ, bạn có thể muốn tất cả nhân viên làm việc từ 2 giờ chiều tới 3 giờ chiều. Thời gian phải có mặt sẽ bắt đầu lúc 2 giờ chiều và kết thúc lúc 3 giờ chiều.
- Để nhân viên có thể làm thêm, bật tùy chọn Làm thêm. Bạn có thể định nghĩa thời gian bắt đầu để được tính là làm thêm và thời gian tối thiểu để được tính là làm thêm.
- Từ góc dưới bên phải, ấn vào Thêm hoặc Lưu. Ca làm việc của bạn sẽ được lưu lại và có thể dùng để sắp xếp ca cho các nhóm làm việc.
Thiết lập ca chấm công linh hoạt
Tạo ca chấm công linh hoạt khi nhân viên của bạn cần chấm công vào và ra trong khoảng thời gian nhất định. Ví dụ, nhân viên của bạn phải có mặt ở văn phòng từ 9 giờ sáng tới 12 giờ trưa.
- Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Ngày nghỉ & Chấm công.
- Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Ca làm việc.
- Để tạo mới ca làm việc, ấn vào Thêm ca làm việc từ phía trên bên phải. Bạn cũng có thể sửa một ca làm việc có sẵn bằng cách chọn biểu tượng Sửa từ góc bên phải của mỗi ca làm việc.
Lưu ý: Nếu bạn sửa một ca làm việc đã được sắp xếp cho nhóm làm việc, hệ thống sẽ cập nhập lịch làm việc cho nhân viên của bạn luôn.
- Trong hộp thoại hiện ra, điền tên ca làm việc.
- Chọn Loại ca làm việc là Chấm công linh hoạt.
- Sớm nhất: Chọn thời gian sớm nhất mà nhân viên có thể chấm công vào cho ca. Nhân viên sẽ không thể chấm công trước thời gian này.
- Muộn nhất: Chọn thời gian trễ nhất nhân viên có thể chấm công ra cho ca. Nếu nhân viên quên chấm công ra, dữ liệu chấm công của họ sẽ được ghi nhận là Không có dữ liệu.
- Nếu bạn không cần nhân viên chấm công ra, chọn Không bắt buộc chấm công ra.
- Từ góc dưới bên phải, ấn vào Thêm hoặc Lưu. Ca làm việc của bạn sẽ được lưu lại và có thể dùng để sắp xếp ca cho các nhóm làm việc.