Sau khi bạn tạo tài khoản SeaTalk cho công ty, hệ thống sẽ tự động tạo một chính sách thanh toán mặc định cho bạn.

• Nếu tất cả nhân viên của bạn có thể yêu cầu thanh toán cho một danh sách hạng mục giống nhau, bạn nên dùng chính sách mặc định này.
• Nếu bạn có nhiều nhóm nhân viên khác nhau và mỗi nhóm dùng một danh sách hạng mục khác nhau, bạn cần tạo các chính sách thanh toán các nhóm này.

Khác với chính sách thanh toán mặc định, bạn cần phải gán nhân viên và hạng mục chi phí vào các chính sách thanh toán được tạo bởi bạn. Bạn cũng có thể chỉ định hạn mức thanh toán cho mỗi hạng mục.

Xem thêm về cách thiết lập hạng mục chi phí và loại tiền tệ cho tính năng yêu cầu thanh toán.

Quyền cần có

Ngoại trừ tài khoản Super Admin, các tài khoản khác cần quyền dưới đây để có thể quản lý hạng mục chi phí:

• Hạng mục chi phí / Chính sách thanh toán / Loại Tiền

Trước khi bắt đầu

• Nắm được số lượng hạng mục chi phí và hạn mức thanh toán cho mỗi hạng mục nếu có.
• Nắm được số lượng nhóm nhân viên có thể yêu cầu các hạng mục chi phí khác nhau.

Tạo chính sách thanh toán

• Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Yêu cầu thanh toán.
• Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Chính sách thanh toán.
• Tại góc trên bên phải, ấn vào Thêm chính sách.
• Trong hộp thoại hiện ra, điền tên chính sách thanh toán và mô tả.
• Ấn vào Thêm để tạo chính sách.

Tiếp theo, bạn cần gán nhân viên và thêm hạng mục chi phí vào chính sách vừa được tạo để nhân viên của bạn có thể yêu cầu thanh toán.

Thêm hạng mục chi phí vào một chính sách

• Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Yêu cầu thanh toán.
• Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Chính sách thanh toán.
• Ấn vào chính sách mà bạn muốn thêm hạng mục chi phí.
• Nếu chính sách chưa có hạng mục chi phí nào, ấn vào Chọn hạng mục chi phí. Ngược lại, ấn vào Sửa hạng mục chi phí ở góc bên phải.
• Chọn hộp kiểm kế bên những hạng mục chi phí mà bạn muốn thêm vào chính sách thanh toán.
• Sau khi chọn xong, để thiết lập hạn mức thanh toán cho cho một hạng mục chi phí, ấn vào biểu tượng cây viết ở phía bên phải của mỗi hạng mục. Trong hộp thoại hiện ra:
• Bật hộp kiểm Đặt hạn mức.
• Ấn vào danh sách thả xuống Hạn mức năm để thay đổi khoảng thời gian hạn mức có tác dụng.
• Điền số tổng tiền tối đa có thể yêu cầu thanh toán cho hạng mục được chọn.
• Để không cho nhân viên gửi yêu cầu thanh toán nếu số tiền vượt quá tổng số tiền ở trên, chọn Mức cảnh báo là Báo lỗi. Ngược lại, chọn Hiện cảnh báo để vẫn cho phép nhân viên bạn gửi yêu cầu thanh toán.
• Hệ thống sẽ tự chia hạng phục chi phí theo tỉ lệ dựa trên ngày tham gia và ngày kết thúc. Bạn có thể tắt tính năng này bằng cách tắt tùy chọn Chia theo tỉ lệ.
• Ấn vào Lưu.

• Tại góc dưới bên phải, ấn vào Lưu để lưu lại những thay đổi ở trên.

Gán nhân viên vào chính sách thanh toán

• Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Yêu cầu thanh toán.
• Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Chính sách thanh toán.
• Ấn vào chính sách mà bạn muốn gán nhân viên.
• Ấn vào tab Nhân viên được áp dụng.

• Nếu chính sách chưa có nhân viên, ấn vào Gán nhân viên ở giữa màn hình. Ngược lại, ấn vào Gán nhân viên ở góc phía trên bên phải.
• Trong hộp thoại hiện ra, để thêm nhân viên vào chính sách thanh toán:
• Tại bên trái, chọn hộp kiểm bên cạnh các nhân viên bạn muốn gán vào chính sách.
• Bạn có thể dùng hộp tìm kiếm để tìm nhân viên nhanh hơn hoặc ấn vào biểu tượng lọc để lọc nhân viên theo phòng ban, văn phòng, hoặc công ty trả lương.
• Ấn vào biểu tượng > để chuyển những nhân viên bạn muốn gán vào chính sách thanh toán.
• Bạn có thể chọn hộp kiểm ở bảng điều khiển bên phải và chọn biểu tượng < để chuyển lại.
• Sau khi chuyển tất cả các nhân viên bạn muốn thêm qua bảng điều khiển bên phải, ấn vào Gán để hoàn thành quá trình gán nhân viên.

Những nhân viên được gán sau đó có thể gửi yêu cầu thanh toán cho hạng mục tương ứng có trong chính sách.

Sửa chính sách thanh toán

• Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Yêu cầu thanh toán.
• Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Chính sách thanh toán.
• Để sửa tên hoặc mô tả của một chính sách, ấn vào biểu tượng cây viết ở phía bên phải mỗi chính sách và điền tên, mô tả trong hộp thoại hiện ra. Sau đó ấn Lưu.
• Để sao chép một chính sách, ấn vào biểu tượng ... ở phía bên phải mỗi chính sách và chọn Sao chép. Sau đó điền tên, mô tả trong hộp thoại hiện ra. Ấn Sao chép để tạo một chính sách mới với thông tin đã điền và hạng mục chi phí từ chính sách được sao chép.
• Để vô hiệu một chính sách thanh toán, tắt tùy chọn hộp kiểm tương ứng ở cột Hoạt động. Sau khi vô hiệu, nhân viên trong chính sách sẽ không thể gửi yêu cầu thanh toán.
• Để xóa một chính sách, bạn cần vô hiệu nó trước. Sau đó ấn vào biểu tượng ... ở góc bên phải và chọn Xóa.