Nếu bạn đang dùng hệ thống chấm công khác và muốn nhập dữ liệu vào SeaTalk hoặc dữ liệu chấm công từ nhân viên của bạn đang bị thiếu thì bạn có thể dùng tính năng Nhập chấm công.
Quyền cần có
Ngoại trừ tài khoản Super Admin, các tài khoản khác cần quyền dưới đây để có thể nhập dữ liệu chấm công:
- Tổng hợp chấm công
- Quyền quản lý chấm công trên nhóm làm việc
Trước khi bắt đầu
- Tạo phòng ban cho công ty của bạn và thêm nhân viên.
- Thiết lập tính năng chấm công.
1. Tải bản mẫu cho việc nhập dữ liệu
- Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Ngày nghỉ & Chấm công.
- Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Tổng hợp chấm công.
- Từ góc trên bên phải, chọn Nhập chấm công.
- Trong hộp thoại hiện ra, ấn vào Tải bản mẫu.
- Tải về và mở tập tin, bạn cần thêm thông tin chấm công vào bản mẫu này để nhập vào hệ thống của SeaTalk.
2. Thay đổi tập tin của bạn
Bạn có thể xem hướng dẫn từ tập tin excel mẫu và thông tin của mỗi nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ có 1 dòng tương ứng với hai ô trống cho Ngày chấm công và Thời gian chấm công vào / ra.
Điền dữ liệu chấm công bạn cần nhập vào tập tin mẫu và lưu thay đổi.
Để có thể nhập những thay đổi của bạn:
- Nhân viên của bạn phải có một ca làm việc tương ứng với ngày mà bạn muốn nhập dữ liệu.
- Nhân viên của bạn phải được gán vào một nhóm làm việc.
- Thời gian chấm công vào và ra phải nằm trong khoảng thời gian làm việc được thiết lập trong ca làm việc.
- Hệ thống sẽ không nhập ngày và thời gian trong tương lai.
Lưu ý khi điền thông tin:
- Trong cột Ngày chấm công, điền ngày mà nhân viên của bạn đã chấm công vào hoặc ra, theo mẫu YYYY-MM-DD (Ví dụ 2020-23-02).
- Trong cột Thời gian chấm công vào / ra, điền ngày và thời gian nhân viên của bạn đã chấm công vào hoặc ra, theo mẫu YYYY-MM-DD HH:MM (Ví dụ 2020-23-02 09:00)
- Bạn cần phải tạo một dòng riêng cho mỗi lần nhân viên của bạn chấm công vào hoặc ra. Ví dụ:
- Kiên chấm công vào lúc 9:00am và chấm công ra lúc 6:00pm.
- Tập tin của bạn cần có 2 dòng cho nhân viên này tương ứng cho 2 lần chấm công.
- Tạo hai dòng mới tương ứng cho nhân viên, một dòng sẽ có thời gian chấm công là 8:00 và dòng còn lại có thời gian chấm công là 18:00.
- Với mỗi ngày mới, bạn có thể sao chép và dán thông tin để việc thay đổi dễ dàng hơn.
- Sau khi thêm dòng tương ứng cho mỗi nhân viên bạn cần thay đổi, kiểm tra thông tin về tên, địa chỉ email, và UID.
3. Nhập dữ liệu chấm công
Sau khi lưu dữ liệu chấm công vào tập tin mẫu hoặc tập tin của riêng bạn:
- Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Ngày nghỉ & Chấm công.
- Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Tổng hợp chấm công.
- Từ góc trên bên phải, chọn Nhập chấm công.
- Trong hộp thoại hiện ra, ấn vào biểu tượng hộp thư và chọn tập tin của bạn.
- Ấn vào Nhập.
- Sau đó bạn có thể kiểm tra bao nhiêu dòng đã được nhập vào hệ thống thành công và bao nhiêu dòng bị lỗi. Nếu có dữ liệu lỗi, ấn vào Tải dữ liệu thất bại về để tải tập tin excel chứa những dòng không hợp lệ. Lỗi nhập dữ liệu sẽ được thêm vào dưới dạng bình luận cho mỗi dòng, bạn có thể xem chi tiết bằng cách rê chuột qua các ô có bình luận.
- Ấn vào Hoàn tất để đóng hộp thoại.
