Nếu bạn không thiệt lập quy trình duyệt, quản trị viên có thể duyệt hoặc từ chối yêu cầu thanh toán từ trang báo cáo yêu cầu thanh toán.

Nếu bạn muốn yêu cầu thanh toán cần được duyệt bởi quản lý trước khi tới quản trị viên, bạn cần thiết lập quy trình duyệt.

Quyền cần có

Ngoại trừ tài khoản Super Admin, các tài khoản khác cần quyền dưới đây để có thể thiết lập quy trình duyệt:

• Quy trình duyệt

Trước khi bắt đầu

• Xác định ai có thể duyệt yêu cầu thanh toán (Ví dụ như quản lý trực tiếp của người yêu cầu) trước khi quản trị viên duyệt.

Truy cập trang Quy trình duyệt

• Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Yêu cầu thanh toán.
• Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Quy trình duyệt.
• Nếu bạn chưa tạo quy trình, ấn vào Thiết lập.
• Nếu quy trình duyệt đã được tạo, bạn sẽ thấy sơ đồ của quy trình duyệt. Ấn vào Thiết lập ở góc phía trên bên phải để thay đổi.

Sau khi truy cập trang quy trình duyệt, bạn có thể thay đổi quy trình duyệt và thiết lập cài đặt nâng cao.

Thiết lập quy trình duyệt

Bạn có thể thấy trình tự phê duyệt hiện tại từ trang thiết lập quy trình duyệt yêu cầu. Khi một yêu cầu được gửi đi, nó sẽ bắt đầu từ trên và qua từng bước trong trình tự phê duyệt hiện tại. Yêu cầu được tính là chấp thuận khi nó đi qua hết các bước trong quy trình.

Mỗi bước trong quy trình duyệt có hai loại: 

• Người duyệt: quyết định nhân viên nào sẽ duyệt yêu cầu tại bước này.
• Điều kiện: lọc yêu cầu dựa trên thông tin của người gửi đơn và gửi yêu cầu qua người duyệt phù hợp.

Yêu cầu sẽ được chuyển xuống bước tiếp theo nếu người duyệt tại một bước duyệt yêu cầu.

Quy trình duyệt sẽ kết thúc nếu người duyệt tại một bước bất kỳ từ chối yêu cầu. Người gửi yêu cầu sau đó sẽ nhận một thông báo về việc từ chối và yêu cầu thanh toán sẽ không được chuyển tới quản trị viên.

Bạn có thể lưu và áp dụng thay đổi bằng cách ấn vào Lưu ở góc phía trên bên phải, còn nếu bạn làm sai bước nào đó thì có thể ấn vào Hủy.

Thêm hoặc sửa người duyệt

Khi một yêu cầu tới bước duyệt, người duyệt được chỉ định tại bước này sẽ được SeaTalk thông báo qua Trung tâm duyệt yêu cầu.

Để thêm hoặc sửa người duyệt:

• Ấn vào biểu tượng + tại luồng điều kiện mà bạn muốn thêm và sau đó chọn Người duyệt.
• Để thay đổi người duyệt, ấn vào một bước mà bạn muốn thay đổi.
• Từ khung điều khiển bên phải, chọn một trong những vai trò sau:
• Quản lý trực tiếp: Chọn để có một người duyệt tại bước này. Ấn vào Chọn cấp duyệt và chọn cấp quản lý tương ứng để duyệt. Xem thêm về cách tạo phòng ban và thiết lập trưởng phòng.
• Quản lý trực tiếp (Nhiều bậc): Chọn để có nhiều người duyệt theo cấp bậc tại bước này. Ấn vào Chọn cấp duyệt và chọn cấp bậc cao nhất sẽ duyệt yêu cầu. Yêu cầu sau đó sẽ được gửi theo trình tự từ quản lý thấp nhất duyệt cho tới quản lý cấp cao nhất duyệt.
• Trưởng phòng: Chọn để cho trưởng phòng của người nạp đơn duyệt tại bước này. Sau đó chọn Phương thức duyệt, mục này sẽ giúp hệ thống quyết định ai là người duyệt khi một nhân viên thuộc nhiều phòng ban:
• Tiếp ký (Tất cả phải duyệt): Tất cả người duyệt phải duyệt yêu cầu trước khi qua bước tiếp theo. Nếu chỉ một người từ chối thì yêu cầu sẽ bị dừng tại đây.
• Tiếp ký (Chỉ cần một người phê duyệt): Người duyệt đầu tiên sẽ quyết định việc duyệt hoặc từ chối yêu cầu để yêu cầu qua bước tiếp theo hoặc bị từ chối. Những người duyệt khác sau đó sẽ không thể thao tác trên yêu cầu được duyệt hoặc từ chối.

• Danh sách chọn lọc: Chọn để có một danh sách cố định các nhân viên có thể duyệt.
• Trong phần Tìm Nhân Viên, tìm và chọn nhân viên. Tất cả những người duyệt trong danh sách này sẽ được thông báo cùng lúc khi có yêu cầu mới. Sau đó chọn phần Phương thức duyệt:
• Tiếp ký (Tất cả phải duyệt): Tất cả người duyệt phải duyệt yêu cầu trước khi qua bước tiếp theo. Nếu chỉ một người từ chối thì yêu cầu sẽ bị dừng tại đây.
• Tiếp ký (Chỉ cần một người phê duyệt): Người duyệt đầu tiên sẽ quyết định việc duyệt hoặc từ chối yêu cầu để yêu cầu qua bước tiếp theo hoặc bị từ chối. Những người duyệt khác sau đó sẽ không thể thao tác trên yêu cầu được duyệt hoặc từ chối.
• Chọn Bỏ qua phê duyệt (Tự động duyệt) nếu bạn muốn hệ thống bỏ qua bước này khi không tìm thấy người duyệt phù hợp.
• Chọn Lưu để thêm người duyệt vào quy trình duyệt.

Thêm hoặc sửa điều kiện

Bước điều kiện giúp bạn lọc đơn dựa trên các tiêu chí được áp dụng cho người gửi đơn và chuyển yêu cầu qua các bước tiếp theo.

Nếu người gửi đơn không thỏa mãn điều kiện Độ ưu tiên 1, hệ thống sẽ lọc dựa vào các độ ưu tiên khác và chỉ dừng lại khi tới Điều kiện khác. Khi người gửi đơn thỏa mãn một điều kiện tại một bước, hệ thống sẽ gửi yêu cầu của họ qua bước dưới đó. Để thêm hoặc sửa một bước điều kiện:

• Để thêm một bước điều kiện, chọn biểu tượng + sau đó chọn Điều kiện. Hai điều kiện sẽ được tạo ra và tất cả các bước ở dưới biểu tượng + sẽ được đẩy xuống một cấp. Ấn vào một bước điều kiện để thiết lập một bước điều kiện.

Lưu ý: Bạn không thể sửa một điều kiện có miêu tả là Điều kiện khác. Những bước điều kiện loại này được áp dụng cho tất cả các yêu cầu còn lại khi không thể thỏa mãn những điều kiện trước đó.

• Từ bảng điều khiển bên phải:
• Chọn Danh sách áp dụng, sau đó thiết lập các điều kiện để yêu cầu có thể chuyển xuống bước tiếp theo dựa trên thông tin của người gửi đơn. SeaTalk giúp bạn lọc thông tin người gửi đơn theo Phòng ban, Văn phòng, Công ty trả lương, Nhóm làm việc.
• Bạn có thể xem trước nhân viên phù hợp với các tiêu chí đã chọn bằng cách ấn vào Kiểm tra danh sách nhân viên đã chọn ở bên cạnh Danh sách áp dụng.
• Để lọc theo loại hạng mục chi phí, chọn Hạng mục chi phí và sau đó chọn những hạng mục mà bạn muốn bước điều kiện chuyển xuống bước tiếp theo.
• Để lọc theo số tiền yêu cầu, chọn Số tiền yêu cầu và chọn số tiền để bước điều kiện chuyển xuống bước tiếp theo.

• Nếu bạn có nhiều hơn hai điều kiện, bạn có thể thay đổi độ ưu tiên bằng cách ấn vào tùy chọn Điều kiện ở góc trên bên phải.
• Chọn Lưu để hoàn tất chỉnh sửa.
• Để thêm một điều kiện khác, ấn vào Thêm điều kiện.

Xóa một bước

Để xóa người duyệt hoặc điều kiện cho quy trình duyệt, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Rê chuột qua một bước mà bạn muốn xóa.
• Ấn vào biểu tượng thùng rác.
• Từ hộp thoại hiện ra, chọn Xóa.

Lưu ý: Nếu bạn xóa một bước với loại điều kiện, tất cả các bước ở dưới bước này sẽ bị xóa theo. Bạn không thể xóa bước điều kiện với miêu tả Điều kiện khác. Những bước điều kiện loại này được áp dụng cho tất cả các yêu cầu còn lại khi không thể thỏa mãn những điều kiện trước đó.

Tùy chỉnh cài đặt nâng cao

Trong phần Cài đặt nâng cao, bạn có thể cấu hình khi nào có thể bỏ qua người duyệt và gửi email những lúc nào.

• Ấn vào Cài đặt nâng cao.
• Để gửi email thông báo tới người duyệt khi cấp dưới của họ yêu cầu duyệt, chọn Gửi email nhắc người duyệt.
• Để bỏ qua người duyệt nếu họ đã duyệt yêu cầu từ các bước trước đó, chọn Bỏ qua người duyệt trùng kế tiếp.
• Để bỏ qua một người duyệt nếu họ cũng là người gửi yêu cầu, chọn Bỏ qua phê duyệt nếu người duyệt và người yêu cầu là một.

Sau khi bạn đã hoàn thành việc tùy chỉnh cài đặt nâng cao và thiết lập quy trình duyệt, ấn vào Lưu ở góc trên bên phải. Bạn cũng có thể chọn Hủy để hủy bỏ những thay đổi hiện tại.