Nếu số dư ngày nghỉ hiện tại của nhân viên không chính xác, bạn có thể nhập điều chỉnh số dư ngày nghỉ cho nhân viên của bạn.
Nếu bạn chỉ muốn thay đổi số dư ngày nghỉ cho một nhân viên, tìm hiểu thêm về cách cập nhật số dư ngày nghỉ cho cá nhân.
Lưu ý: bạn chỉ có thể nhập số dư ngày nghỉ cho loại ngày nghỉ Số dư định kỳ. Với loại ngày nghỉ Không có số dư, duyệt khi có yêu cầu bạn chỉ có thể nhập các ngày nghỉ phép đã dùng. Với loại ngày nghỉ Duyệt cấp phát ngày phép 1 lần, bạn chỉ có thể điều chỉnh ngày nghỉ khi số dư hiện tại là 0.
Quyền cần có
- Ngoại trừ tài khoản Super Admin, các tài khoản khác cần quyền Tổng hợp ngày nghỉ để có thể nhập số dư ngày nghỉ.
Trước khi bắt đầu
- Thiết lập phòng ban cho công ty của bạn.
- Thiết lập tính năng ngày nghỉ.
- Lên danh sách nhân viên cần cập nhật số dư ngày nghỉ.
1. Tải bản mẫu cho việc nhập dữ liệu
Trước khi tải bản mẫu, bạn cần chọn phòng ban và nhân viên đang cần thay đổi số dư ngày nghỉ. Sau đó bạn có thể tải về bản mẫu với danh sách nhân viên và các loại ngày nghỉ họ được hưởng theo chính sách ngày nghỉ tương ứng.
Để tải về bản mẫu:
- Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Ngày nghỉ & Chấm công.
- Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Tổng hợp ngày nghỉ.
- Ấn vào Cập nhật số dư ở góc phía trên bên phải.
- Ấn vào Nhập điều chỉnh ở góc phía trên bên trái.
- Trong hộp thoại hiện ra:
- Ấn vào các hộp kiểm kế bên phòng ban hoặc nhân viên mà bạn muốn nhập số dư ngày nghỉ. Những nhân viên được chọn trực tiếp hoặc từ phòng ban được chọn sẽ được đính kèm trong bản mẫu.
- Để tìm nhân viên trong các phòng ban trực thuộc, ấn vào Cấp dưới ở phía bên phải của tên phòng ban. Sau đó bạn có thể chọn phòng ban trực thuộc phòng ban được chọn.
- Bạn cũng có thể tìm kiếm phòng ban và nhân viên bằng cách sử dụng hộp tìm kiếm.
- Trong bảng điều khiển bên phải, bạn có thể ấn vào biểu tượng X để bỏ chọn nhân viên hoặc phòng ban.
- Sau khi chọn xong, ấn vào Xuất để tải về bản mẫu dưới với định dạng tập tin Excel.
- Tiếp theo bạn sẽ cần điền số dư ngày nghỉ được thêm hoặc bớt cho nhân viên từ tập tin đã tải về.
2. Thay đổi tập tin của bạn
Bạn có thể xem hướng dẫn từ tập tin excel mẫu. Mỗi nhân viên sẽ có 1 dòng tương ứng một loại ngày nghỉ bao gồm các ô trống cho Thêm (+), Thời gian hiệu lực, và Dùng (-).
Điền điều chỉnh cho số dư ngày nghỉ của loại ngày nghỉ vào các ô tương ứng và lưu tập tin.
Để có thể nhập số dư ngày nghỉ cho nhân viên, bạn cần chắc chắn:
- Nhân viên được thiết lập ngày tham gia.
- Nhân viên được gán vào chính sách ngày nghỉ.
Hướng dẫn điền thông tin:
- Cột Thêm (+) xác định số ngày nghỉ bạn muốn thêm vào số dư ngày nghỉ của một loại ngày nghỉ cho nhân viên. Số ngày nghỉ được thêm vào sẽ có hiệu lực cho tới cuối chu kỳ hiện tại. Với loại ngày nghỉ Duyệt cấp phát ngày phép 1 lần, bạn chỉ có thể thêm ngày nghỉ khi số dư ngày nghỉ của chu kỳ hiện tại là 0.
- Cột Dùng (-) xác định số ngày nghỉ bạn muốn bớt từ số dư ngày nghỉ của một loại ngày nghỉ.
- Cột Thời gian hiệu lực chỉ áp dụng cho loại ngày nghỉ Không có số dư, duyệt khi có yêu cầu. Với loại ngày nghỉ này, bạn cần điền khoảng thời gian điều chỉnh số dư ngày nghỉ sẽ có hiệu lực theo định dạng DD/MM/YYYY (Ngày/Tháng/Năm)
3. Nhập số dư ngày nghỉ
Sau khi lưu dữ liệu điều chỉnh ngày nghỉ vào tập tin mẫu hoặc tập tin của riêng bạn:
- Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Ngày nghỉ & Chấm công.
- Tại bảng điều khiển bên trái, ấn vào Tổng hợp ngày nghỉ.
- Ấn vào Cập nhật số dư ở góc phía trên bên phải.
- Ấn vào Nhập điều chỉnh ở góc phía trên bên trái.
- Tại mục Bước 2, ấn vào biểu tượng tải lên và chọn tập tin của bạn.
- Ấn vào Nhập ở góc phía dưới bên phải.
- Sau đó bạn có thể kiểm tra bao nhiêu dòng đã được nhập vào hệ thống thành công và bao nhiêu dòng bị lỗi. Nếu có dữ liệu lỗi, ấn vào Tải dữ liệu thất bại về để tải tập tin excel chứa những dòng không hợp lệ. Lỗi nhập dữ liệu sẽ được thêm vào dưới dạng bình luận cho mỗi dòng, bạn có thể xem chi tiết bằng cách rê chuột qua các ô có bình luận.
- Ấn vào Kiểm tra ngay để đóng hộp thoại.
