Để nhân viên của bạn có thể gửi yêu cầu thanh toán, bạn cần thiết lập tính năng yêu cầu thanh toán:

• Hạng mục chi phí mà nhân viên có thể yêu cầu thanh toán
• Loại tiền tệ và tỉ giá
• Hạn mức chi phí cho mỗi nhân viên và người duyệt các yêu cầu thanh toán

Quyền cần có

Ngoại trừ tài khoản Super Admin, các tài khoản khác cần tất cả các quyền của Yêu cầu thanh toán để có thể thiết lập tính năng.

Trước khi bắt đầu

• Nắm được số lượng hạng mục chi phí và hạn mức thanh toán cho mỗi hạng mục nếu có.
• Nắm được các loại tiền tệ công ty của bạn cần thanh toán.
• Nắm được số lượng nhóm nhân viên có thể yêu cầu các hạng mục chi phí khác nhau.

1. Thiết lập cấu hình căn bản

Để thiết lập cấu hình căn bản cho tính năng Yêu cầu thanh toán:

• Từ trang quản trị, tới Ứng dụng > Yêu cầu thanh toán.
• Nếu đây là lần đầu bạn vào trang Yêu cầu thanh toán, hệ thống sẽ yêu cầu bạn:
• Chọn loại tiền chính, số lượng số thập phân được sử dụng trong tài chính của công ty bạn. Sau khi nhân viên của bạn gửi yêu cầu thanh toán đầu tiên, bạn sẽ không thể đổi loại tiền chính. Ấn Tiếp.
• Chọn khoảng thời gian để cho phép gửi yêu cầu cho chi phí trong khoảng.
• Điền tiền tố cho yêu cầu thanh toán và dãy số tăng dần từ để dễ dàng theo dõi các yêu cầu thanh toán từ nhân viên.
• Chọn mẫu tin theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Bạn có thể ấn vào Ví dụ để xem trước bản in của mẫu thanh toán.
• Ấn Xác nhận.

Để thay đổi những cài đặt này, bạn có thể vào trang Cài đặt căn bản từ bảng điều khiển bên trái. Xem thêm về cài đặt yêu cầu thanh toán.

2. Thiết lập loại tiền tệ

Bạn không cần thiết lập loại tiền nếu công ty của bạn chỉ dùng một loại tiền tệ. Tuy nhiên, nếu công ty của bạn dùng nhiều hơn một loại tiền tệ, bạn có thể xem thêm về cách thiết lập loại tiền tệ và tỉ giá.

3. Tạo hạng mục chi phí

Sau khi tài khoản SeaTalk cho công ty của bạn được tạo, bạn sẽ thấy các hạng mục chi phí mặc định sau:

• Travel - Air Ticket (Đi lại - Vé máy bay)
• Travel - Hotel (Đi lại - Khách sạn)
• Fixed Assets (Tài sản cố định)
• Team Building (Xây dựng nhóm)
• Medical Fee (Chi phí thuốc men)
• Others (Khác)

Mỗi hạng mục sẽ có một mẫu yêu cầu cung cấp thông tin cho yêu cầu thanh toán. Nhân viên của bạn sẽ phải điền những mẫu này khi họ gửi yêu cầu thanh toán.

Nếu bạn cần nhiều hạng mục hơn, bạn có thể tạo mới hạng mục chi phí hoặc thay đổi những hạng mục có sẵn cho phù hợp với nhu cầu của công ty bạn.

4. Thêm nhân viên và hạng mục chi phí vào chính sách thanh toán

Nhân viên được gán vào một chính sách thanh toán sẽ có thể gửi yêu cầu thanh toán cho những hạng mục chi phí có trong chính sách.

Ví dụ: nhân viên toàn thời gian thường được gán vào một chính sách thanh toán với hạng mục Đi lại để có thể yêu cầu thanh toán cho vé máy bay, taxi.

Sau khi bạn thiết lập Yêu cầu thanh toán xong, tất cả nhân viên mới trong công ty sẽ được tự động gán vào một chính sách thanh toán. Bạn sẽ cần thêm hạng mục chi phí vào chính sách để nhân viên có thể gửi yêu cầu thanh toán.

5. Thiết lập quy trình duyệt cho yêu cầu thanh toán

Nếu bạn không thiết lập quy trình duyệt, yêu cầu thanh toán sẽ được gửi thẳng tới bộ phận kế toán, tài chính để duyệt.

Để chỉ định thêm người duyệt, bạn có thể thiết lập quy trình duyệt.

6. Duyệt yêu cầu thanh toán

Sau khi yêu cầu thanh toán từ nhân viên được quản lý của họ duyệt, quản trị viên SeaTalk với quyền quản lý yêu cầu thanh toán hoặc Super Admin có thể duyệt yêu cầu thanh toán từ trang Yêu cầu thanh toán. Xem thêm về cách duyệt yêu cầu thanh toán.

Lưu ý: SeaTalk hiện tại chưa hỗ trợ việc hoàn trả lại tiền cho nhân viên của bạn. Bộ phận kế toán hoặc tài chính trong công ty bạn sẽ phải hoàn trả tiền riêng ở ngoài.