Trước khi nhân viên của bạn có thể dùng ứng dụng SeaTalk để chấm công, bạn cần thiết lập tính năng chấm công để xác định:
- Khi nào nhân viên của bạn cần chấm công vào hoặc ra.
- Nhân viên của bạn cần chấm công như thế nào để được ghi nhận giờ làm.
Quyền cần có
Ngoại trừ tài khoản Super Admin, các tài khoản khác cần tất cả quyền cho Ứng dụng - Ngày nghỉ & Chấm công để có thể thiết lập tính năng chấm công.
Trước khi bắt đầu
- Thống kê, lập kế hoạch làm việc cho nhân viên của bạn. Các câu hỏi dưới đây sẽ giúp bạn định hình rõ hơn:
- Tất cả nhân viên có cùng lịch làm việc không?
- Có những nhóm nhân viên nào có lịch làm việc giống nhau?
- Hiện tại nhân viên của bạn đang làm việc theo những ca nào?
- Thêm hoặc nhập nhân viên vào công ty của bạn qua trang quản trị.
- Thiết lập lịch nghỉ lễ cho công ty.
1. Thiết lập ngày làm việc
Sau khi thêm nhân viên xong, bạn có thể thiết lập ngày làm việc cho nhân viên và sắp xếp ca làm việc.
- Tạo lịch nghỉ lễ cho nhân viên. Khi lịch nghĩ lễ được áp dụng cho một nhóm làm việc, nhân viên sẽ không cần chấm công vào ngày nghỉ lễ được định nghĩa trong lịch.
Lưu ý: Nhân viên trong nhóm làm việc được lên lịch trình thủ công vẫn phải chấm công vào ngày nghỉ lễ nếu lịch trình thủ công trùng với ngày nghỉ lễ.
- Tạo nhóm làm việc để quản lý nhân viên của bạn. Nhân viên chỉ có thể được gán vào một nhóm làm việc và nhóm làm việc này sẽ quyết định ngày nghỉ lễ và ngày làm việc của họ.
- Thiết lập giờ làm việc cho nhân viên:
- Tạo ca làm việc cố định với thời gian làm việc cố định.
- Tạo ca làm việc linh động nếu bạn yêu cầu mỗi nhân viên phải làm việc trong một khoảng thời gian cố định hằng ngày. Ví dụ, nhân viên của bạn cần làm việc tối thiểu 6 tiếng một ngày, từ 8 giờ sáng tới 11 giờ tối.
- Tạo ca chấm công linh hoạt nếu bạn muốn nhân viên chấm công vào và ra trong khoảng thời gian nhất định trong ngày. Ví dụ, nhân viên của bạn phải có mặt ở văn phòng từ 9 giờ sáng tới 12 giờ trưa.
2. Thiết lập cách nhân viên chấm công
Bạn có thể cấu hình phương thức chấm công qua quy định chấm công tương ứng với một nhóm làm việc.
- Chỉ định địa điểm văn phòng của bạn để nhân viên có thể chấm công qua ứng dụng SeaTalk trên điện thoại.
- Khi nhân viên chấm công vào hoặc ra, ứng dụng sẽ ghi lại địa điểm hiện tại của họ.
- Nếu vị trí của nhân viên nằm trong phạm vi bạn cho phép chấm công, dữ liệu chấm công của họ sẽ được tính là hợp lệ.
- Chỉ định mạng Wi-Fi văn phòng của bạn:
- Khi nhân viên chấm công, ứng dụng sẽ ghi lại mạng Wi-Fi của họ.
- Nếu mạng Wi-Fi nhân viên đang kết nối trùng với mạng Wi-Fi bạn đã chỉ định, dữ liệu liệu chấm công của họ sẽ được tính là hợp lệ.
- Nếu nhân viên của bạn không làm việc trong văn phòng, bạn có thể cho phép họ chấm công vào và ra từ bên ngoài. Với tùy chọn này, bạn có thể yêu cầu nhân viên cung cấp hình ảnh hoặc vị trí của họ vào thời điểm chấm công.
Xem thêm cách thiết lập quy định chấm công cho một nhóm làm việc.
3. Lên lịch làm việc cho nhân viên
Lên lịch làm việc cho nhân viên của bạn từ quy định chấm công tương ứng với một nhóm làm việc:
- Nếu nhân viên của bạn có ca làm việc cố định, bạn có thể sắp xếp ca dựa trên ngày làm việc trong tuần.
- Nếu nhân viên của bạn làm việc không theo lịch trình cố định, bạn có thể sắp xếp ca cho mỗi nhân viên trong nhóm làm việc.
Sau khi hoàn thành, nhân viên của bạn có thể chấm công vào và ra trong ca làm việc của họ.
4. Thiết lập quy trình duyệt cho yêu cầu điều chỉnh chấm công
Yêu cầu điều chỉnh chấm công sẽ được duyệt tự động theo mặc định. Nếu bạn muốn yêu cầu điều chỉnh chấm công cần được duyệt bởi quản lý hoặc trưởng phòng, bạn có thể thiết lập quy trình duyệt cho yêu cầu điều chỉnh chấm công. Khi nhân viên của bạn gửi yêu cầu từ ứng dụng SeaTalk trên điện thoại, yêu cầu sẽ đi qua các bước mà bạn đã định nghĩa trong quy trình.
5. Xem báo cáo chấm công
Ngay sau khi nhân viên của bạn bắt đầu chấm công, bạn có thể xem hoặc kiểm tra dữ liệu chấm công của họ và sửa các dữ liệu chấm công bất thường. Xem thêm về các thông tin bạn có thể xem từ trang tổng hợp chấm công.
Bạn cũng có thể nhập dữ liệu chấm công từ trang tổng hợp chấm công.
